Elektronikus önellenőrzési terv – megfelelés a 28/2017. FM rendeletnek
Az elektronikus önellenőrzési terv kötelező minden olyan élelmiszer-vállalkozásnak, amely nem minősül kis- vagy mikrovállalkozásnak. Összegyűjtöttük a rendelet és a Nébih útmutató követelményeit, és megmutatjuk, hogyan teljesíti őket a MÖDA.
Mit jelent az elektronikus önellenőrzési terv?
Az elektronikus önellenőrzési terv nem egy PDF-be szkennelt papírnapló. A Nébih útmutatója szerint az önellenőrzés adatait digitálisan, a keletkezésük vagy beérkezésük után indokolatlan késedelem nélkül kell rögzíteni, az adatbiztonságot és az illetéktelen módosítás elleni védelmet pedig a rendszer üzemeltetőjének kell biztosítania. A rendelet előírja, hogy a rendszer alkalmas legyen a távoli és a helyszíni hatósági hozzáférésre, és hogy a dokumentumokat legalább két évig megőrizzék. Tapasztalatunk szerint mindezt a helyszíni, a mérés pillanatában történő rögzítés szolgálja a legjobban.
A Nébih nem ír elő konkrét szoftvert vagy sablont. A vállalkozás felel azért, hogy a választott eszköz ezeket az elvárásokat teljesítse, és hogy a terv tartalma a tevékenysége jellegéhez és méretéhez igazodjon.
Követelmények és a MÖDA megoldásai
Az alábbi táblázat a rendelet és a Nébih útmutató fő elvárásait párosítja a MÖDA funkcióival.
| Követelmény | Hogyan teljesíti a MÖDA |
|---|---|
| Elektronikus tárolás (3. § (1a)) | Minden önellenőrzési adat online, központi adatbázisban tárolódik |
| Rögzítés indokolatlan késedelem nélkül (Nébih útmutató) | A helyszínen, tableten vagy telefonon rögzíthető, QR-kódos objektumokkal |
| Az ellenőrzés, mintavétel pontos helye (3. § (2) h)) | QR-kódos objektumok és mintavételi helyek, minden bejegyzés helyhez kötve |
| Naplózottság, illetéktelen módosítás elleni védelem (Nébih útmutató) | Eseménynapló: ki, mikor, mit hozott létre vagy módosított; szerepkör alapú jogosultságok |
| Az önellenőrzést végző személy neve (3. § (2) i)) | Minden bejegyzés névre szóló felhasználóhoz kötött |
| Alkalmazott módszer (3. § (2) b)) | Érzékszervi bírálat, gyártásellenőrzési mérések, mikrobiológiai labornaplók |
| Megőrzés legalább két évig (4. § (1)) | Az adatok a beállított megőrzési ideig tárolódnak és visszakereshetők |
| Távoli és helyszíni hatósági hozzáférés (4. § (3)) | Szűrhető összesítő és részletes export időszak, gyártósor, termék és ellenőrző szerint |
| A tevékenységhez igazított terv | Testreszabható termékek, kategóriák, vizsgálati előírások, objektumok és határértékek |
Források: Nébih: az elektronikusan vezetett önellenőrzési terv követelményei · Nébih önellenőrzési rendelet útmutató
Az elektronikus önellenőrzési terv a hatósági ellenőrzéskor
Ellenőrzéskor a felügyelő arra kíváncsi, hogy a tervben rögzített ellenőrzések a gyakorlatban megtörténtek-e. A MÖDA-ban egy szűréssel előáll az adott időszak összes rekordja gyártósor, termék vagy ellenőrző személy szerint, és ugyanez exportként is átadható.
A hatósági távoli hozzáférést egyedi megkeresés esetén, a technikai paraméterek egyeztetésével kell biztosítani. Erre a MÖDA-ban külön, csak olvasási joggal rendelkező felhasználó hozható létre, így a felügyelő a vállalkozás többi adatához nem fér hozzá.
Időbélyeg
Minden rekord rögzítési ideje automatikusan tárolódik.
Felelős
Minden bejegyzés névhez és szerepkörhöz kötött.
Módosítások
Az eseménynapló a korábbi értéket is megőrzi.
Gyakori hibák az elektronikus önellenőrzési terv bevezetésekor
- Szkennelt papír mint „digitális” megoldás. A beszkennelt lap nem naplózott, és nem mutatja, mikor keletkezett az adat.
- Megosztott Excel-fájlok jelszó nélkül. Bárki átírhat egy értéket, és ennek nem marad nyoma.
- Utólagos rögzítés. Ha a műszak végén vagy másnap kerülnek be az adatok, sérül az „indokolatlan késedelem nélkül” követelmény.
- Közös felhasználói fiók. Ha többen ugyanazzal a belépéssel dolgoznak, nem igazolható, ki végezte az ellenőrzést.
- Hiányzó intézkedések. Határérték-túllépésnél nem elég az eredményt rögzíteni, a megtett lépést is dokumentálni kell.
A MÖDA ezeket a hibákat a felépítésével zárja ki: minden felhasználó saját fiókkal dolgozik, a rekordok időbélyeget kapnak, és a módosítások az eseménynaplóba kerülnek.
Ha most tervezi a váltást, érdemes a bevezetést a meglévő papír- és Excel-naplók átnézésével kezdeni. A bevezetés menetét az önellenőrzési terv bevezetése oldalon írjuk le lépésről lépésre.
Amit érdemes tudni
- A meglévő HACCP-, GHP-, GMP- és nyomonkövetési rendszerek adatai felhasználhatók, ha digitálisan rendelkezésre állnak.
- Az önellenőrzési terv tartalmát a vállalkozás határozza meg, a tevékenysége jellegének és méretének megfelelően.
- A kis- és mikrovállalkozások papíron vagy elektronikusan is vezethetik a tervet, és elektronikus vezetésnél eltérő informatikai rendszert is alkalmazhatnak (3. § (1a), 4. § (4)).
A rendelet részletes tartalmáról az önellenőrzési terv rendelet oldalon írtunk összefoglalót.
Ez az oldal tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak.
Kérdések az elektronikus önellenőrzési tervről
Elég, ha beszkenneljük a papírnaplókat?
Nem. A szkennelt dokumentum nem mutatja, mikor keletkezett az adat, és a módosítások sem követhetők. Az elektronikus önellenőrzési terv lényege a keletkezéskori, naplózott rögzítés.
Megfelel az Excel a követelményeknek?
Az Excel önmagában nem biztosít naplózást és módosítás elleni védelmet, és nem köti az adatot a rögzítő személyhez. Szigorú eljárásrenddel kiegészítve is nehéz igazolni a követelmények teljesülését.
Hogyan adjuk át az adatokat a hatóságnak?
A MÖDA-ból szűrt összesítő és részletes export készíthető, és igény esetén csak olvasási joggal rendelkező felhasználó is létrehozható a felügyelő számára.
Meddig kell megőrizni az adatokat?
A tervben meghatározott ideig, de legalább két évig, a hatóság számára hozzáférhetően (28/2017. FM rendelet 4. § (1)). A MÖDA az adatokat a beállított megőrzési ideig tárolja és kereshetővé teszi.
Nézze meg élőben az elektronikus önellenőrzési tervet
Díjtalan online bemutatón végigmegyünk a modulokon a demókörnyezetben, és felmérjük, mire van szüksége az üzemnek.